Plan IT

El Trabajo Remoto y las Reuniones de equipo

7 aspectos que debemos considerar cuando organizamos reuniones de equipo

Meeting- Videocall- Trabajo Remoto

Desde que las empresas iniciaron el camino de la virtualidad y el trabajo remoto, empezaron a surgir algunas dudas respecto a las maneras en que debíamos abordar el trabajo, entre ellas, cómo debían ser las reuniones, como se llevaría a cabo la planificación y organización para cumplir los objetivos o el cómo deberían distribuirse las tareas para que no quedara nada pendiente, entre otras.

La realidad es que a cada equipo/empresa le funcionan aspectos particulares, pero hoy queremos profundizar un poco en el tema de las reuniones virtuales y en algunos aspectos que consideramos SUMAMENTE NECESARIOS para garantizar la comodidad de sus participantes.

Comencemos:

1) Seleccionar un canal de comunicación predeterminado

Es importante poder contar con un medio general que usen todos para comunicarse por videollamada. Esto va a facilitar la conexión y va a permitir que cuando se reúnan, conozcan a donde deben conectarse sin tener que preguntar antes de ingresar. Además, se hace poco didáctico que deban tener un programa diferente para cada conexión online que se vaya a generar. Actualmente hay muchas opciones, entre ellas las que ofrece Meet de Google, Zoom y Teams de Microsoft.

Esto también aplica para canalizar la información en general. Definir porque medio de contacto se comunicarán, así se aseguran de que todos puedan estar atentos.

2) Agendar las reuniones con tiempo de anticipación

No es aconsejable crear reuniones de un momento a otro, es necesario que las personas tengan tiempo de organizar su día y conocer con anterioridad qué horarios son los que tendrán ocupados con reuniones. Suena lógico, pero hay personas/empresas que se manejan con urgencias o necesidades y dejan de lado que existen ciertos cronogramas para el cumplimiento de otras tareas. Por supuesto que como en todo, hay excepciones y si se debe realizar una reunión de último momento, no va a pasar nada, pero si ocurre que en algunas organizaciones se hace costumbre.

3) Evaluar que todos puedan participar

Podría sonar básico, pero debemos preveer que las personas que queremos que estén en la reunión tengan disponibilidad en el momento que se dispone. Ya que si no pudieran asistir, tendría que generarse un cambio de horario o incluso terminaría con su ausencia.

4) Silenciar sonidos/distractores

Como en toda comunicación, se vuelve necesario que podamos mantener la atención en lo que nos dicen para poder participar activamente. Es por esto, que sería importante que se aísle el ruido de fondo tanto como sea posible. Por supuesto, sabemos que hay lugares donde se hace imposible y hoy en día muchos comparten espacios en casa, pero siempre que se pueda, es bueno intentarlo. Esto permitirá que todos escuchen y participen de manera adecuada sin sentirse abrumados por ruidos externos.

5) Definir espacio/ubicación para reuniones

Esto también aplica para la jornada en general. Trata de buscar un lugar o espacio de tu casa, donde puedas disponerte a realizar las reuniones y donde sepas que será tu espacio de trabajo. En un inicio, con la incertidumbre de no saber si volveríamos a la presencialidad, muchas personas postergaron la compra de materiales de trabajo para el hogar. Ahora que lo remoto se mantiene para algunas empresas, es momento de diseñar/crear/ambientar un espacio de trabajo, que puedas separarlo de tus actividades en casa.

6) Establecer objetivos claros de la reunión

Es importante que las reuniones tengan una razón o un motivo y que ese objetivo pueda resolverse o intervenirse en el proceso de reunión. Reuniones donde las personas no saben bien a que van o que delimitarán terminan siendo tiempo muerto que pudo ser invertido en otras actividades.

7) Delimitar tiempos y tareas de cada participante

Si la reunión fue generada para la resolución de un problema, es importante que se fijen responsabilidades y actividades que hará cada participante post reunión, ya que pudiera ser que entre todo lo que se necesite resolver, se pierda la asignación de quien lo realizará.

Así como éstas, existen otras variables que son importantes de controlar para optimizar los tiempos de cada uno en el ámbito laboral y así mismo gestionarnos de una manera más ordenada y prolija. Cóntanos, ¿cómo te has venido organizando en estos tiempos de trabajo remoto?

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